Administrasi Sarana Dan Prasaranan
A.
Pengertian
1. Sarana
dan Prasarana
Sarana adalah
segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau
tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan
penunjang suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
Dalam mengelola sarana dan prasarana
kantor dilakukan dengan beberapa kegiatan, yaitu pengadaan, penyimpanan,
pemeliharaan, inventarisasi dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Pengadaan
adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana untuk menunjang
pelaksanaan tugas. Karena fungsi dan kegiatan setiap organisasi berbeda, maka
pengadaan sarana dan prasarana kantor juga tidak selalu sama antara organisasi
yang satu dengan organisasi yang lain. Dalam mengadakan sarana dan prasarana
tersebut harus dilakukan perencanaan terlebih dahulu. Hal-hal yang perlu
diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor, antara
lain :
· Gunakan
prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.
· Tentukan
jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
· Sesuaikan
antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan biaya yang tersedia.
· Sediakan
dan gunakan sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional.
· Penyimpanan
dan pemeliharaan sarana dan prasarana.
· Kumpulkan
dan kelola data sarana dan prasarana.
· Penghapusan
sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku.
Dalam
pengadaan sarana dan prasarana kantor, maka ada seksi perbekalan yang memiliki
fungsi-fungsi sebagai berikut :
a. Penelitian
kebutuhan perlengkapan kerja, baik mengenai jumlah maupun mutu. Faktor-faktor
yang perlu diperhatikan dalam penelitian dan penentuan kebutuhan perlengkapan
kerja adalah faktor fungsional, faktor ongkos, faktor prestise, faktor
standarisasi dan normalisasi.
b. Standarisasi
dan perincian benda. Langkah-langkah yang perlu ditempuh untuk mengusahakan
standarisasi ialah :
· Klasifikasi
alat-alat, menggolong-golongkan alat-alat yang berfungsi sejenis atau
menghasilkan barang-barang tertentu yang sama.
· Spesifikasi
dan perincian alat-alat dengan menggunakan kemampuannya.
· Standarisasi
alat-alat dengan pertimbangan untuk penggunaan dalam jangka waktu lama dan
pertimbangan efisiensi kerja.
c. Pembelian
benda perbekalan. Beberapa pertimbangan pokok dalam pembelian alat-alat atau
barang-barang ialah:
· Sedapat
mungkin mengurangi pembiayaan baru dengan mencari benda-benda yang dibutuhkan
dari benda-benda yang merupakan kelebihan.
· Menimbulkan
kompetensi diantara produsen dengan membuat spesifikasi atas benda-benda yang
akan dibeli , dan mengadakan penelitian yang seksama diantara produsen dengan
baik.
· Mendapatkan
keterangan-keterangan terbaru atas benda-benda, keadaan pasar dan harga.
· Mendapatkan
keterangan-keterangan mengenai perkembangan baru atas barang-barang, dan cara
yang telah disempurnakan mengenai cara pengepakan.
· Mempertimbangkan
semua biaya bagi barang-barang perbekalan tersebut sampai siap digunakan.
d. Pengiriman
barang. Dalam pengadaan barang perbekalan dibutuhkan aktivitas pengiriman yang
dapat dilakukan melalui jalan darat, laut maupun udara.
2. Penyimpanan
Penyimpanan
adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk
menampung hasil pengadaan barang atau bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan.
a. Tujuan
penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
· Agar
barang tidak cepat rusak.
· Agar
tidak terjadi kehilangan barang.
· Agar
tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari.
· Memudahkan
dalam analisis barang.
b. Sebelum
penyimpanan barang/bahan kantor dilakukan, sebaiknya memperhatikan hal-hal
berikut ini :
· Persediaan
alat-alat pemeliharaan yang diperlukan.
· Pergudangan
yang memenuhi syarat-syarat yang ditentukan.
· Sifat
barang yang disimpan.
· Sarana
penyimpanan dan pemeliharaan.
· Prosedur
dan tata kerja.
· Biaya
yang disediakan.
· Tenaga
yang diperlukan.
· Jangka
waktu penyimpanan.
c. Cara
penyimpanan barang/bahan kantor antara lain :
· Barang
disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merk, dan satuan barang).
· Barang
disimpan dalam keadaan bersih.
· Barang
disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi.
· Barang
disimpan di tempat yang memadai.
· Barang
disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari.
· Barang
yang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air.
· Barang
disimpan di ruangan yang dapat dikunci.
· Barang
yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan.
· Barang
yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan,
sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan
adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap
dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai.
Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
· Agar
barang tidak mudah rusak karena hama atau suhu/cuaca.
· Agar
barang tidak mudah hilang.
· Agar
barang tidak kadaluarsa.
· Agar
barang tidak mudah susut.
· Agar
sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
Pemeliharaan
sarana dan prasarana kantor dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain:
a. Pemeliharaan
berdasarkan waktu
Ø Pemeliharaan
sehari-hari
Pemeliharaan
sarana dan prasarana yang dilakukan setiap hari, biasanya dilakukan oleh
petugas atau karyawan yang menggunakan barang dan bertanggung jawab atas barang
tersebut, misalnya pemeliharaan ruang kerja, mesin tik, komputer, dan mobil.
Pemeliharaan barang-barang tersebut harus dilakukan setiap hari agar
kebersihannya tetap terjaga dan menghindari kerusakan yang lebih besar.
Ø Pemeliharaan
berkala
Pemeliharaan
berkala dilakukan menurut jangka waktu tertentu, misalnya seminggu sekali, dua
minggu sekali, sebulan sekali atau dua bulan sekali. Pemeliharaan berkala dapat
dilakukan untuk berbagai jenis sarana dan prasarana dan biasanya dilakukan oleh
petugas yang khusus menangani pemeliharaan barang.
b. Pemeliharaan
berdasarkan jenis barang
Ø Pemeliharaan
barang bergerak
Pemeliharaan
barang bergerak dapat dilakukan setiap hari maupun secara berkala. Contoh:
kendaraan bermotor, mesin kantor, dan alat elektronik.
Ø Pemeliharaan
barang tidak bergerak
Pemeliharaan
barang tidak bergerak juga dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala untuk
mengetahui sampai sejauh mana kualitas barang tersebut masih dapat digunakan.
Contoh: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat,sebaiknya dilakukan
setiap hari agar alat dapat selalu terjaga kebersihannya, juga untuk mencegah
kerusakan. Instalasi listrik dan air dapat dilakukan secara berkala.
4. Inventaris
Pengadaan
semua sarana dan prasarana kantor memerlukan biaya tinggi, termasuk semua
kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaannya. Untuk itu diperlukan kegiatan
inventarisasi. Inventarisasi sarana dan prasarana kantor adalah semua kegiatan
dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan mengenai sarana dan prasarana
yang dimiliki. Secara singkat inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan
terhadap sarana dan prasarana . inventarisasi yang dilakukan di setiap
organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua dilakukan dengan tujuan
yang sama. Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana antara lain :
a. Agar
peralatan tidak mudah hilang.
b. Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat
dipertanggungjawabkan.
c. Memudahkan
dalam pengecekan barang.
d. Memudahkan
dalam pengawasan.
e. Memudahkan
ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
2. Administrasi Sarana dan Prasarana
Administrasi Sarana dan Prasarana : segala komponen
yang membantu efektifitas dan kinerja seseorang karena efektif dan efisien agar
sesuai dengan yang diinginkan/tujuan orang tersebut.
Tersedianya sarana
dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam menyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dapat
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang
berkaitan dengan ketatausahaan atau administrasi yang sangat memerlukan sarana
dan prasarana kantor.
Agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik
dan efisien, maka pelaksanaan atau pengelolaan sarana dan prasarana kantor
harus dilakukan dengan baik.
B.
Tujuan Administrasi Sarana Dan Prasarana
- Untuk mendapatkan kebutuhan
sarana dan prasarana
- Untuk dapat mengunakan segala
sarpras
- Untuk meningkatkan kinerja
seseorang
C.
Langkah-langkah Administrasi Sarana Dan Prasarana
- Mendata segala kebutuhan
- Menentukan kebutuhan yang ingin
dibeli
- Mencatat dan mengurusi
- Mulai melakukan pengadaan
- Melakukan pemakaian
- Pertanggung Jawaban
- Penyimpanan
D.
Ruang Lingkup Sarana Dan Prasarana
Tempat/lingkup yang sering melakukan kegiatan sarana
dan prasarana untuk kepentingan dan tujuan bersama
1. Di
sekolah
2. Di kantor
Di sekolah
Sarana pendidikan adalah semua
perangkat peralatan, bahan, dan perabot yang secara langsung digunakan dalam
proses pendidikan di sekolah sarana berarti alat langsung untuk mencapai tujuan
pendidikan, misalnya: ruang, buku, perpustakaan, laboratorium dan sebagainya.[1][1] Adapun
secara etimologis prasarana berarti alat tidak langsung untuk mencapai tujuan
dalam pendidikan. Misalnya: lokasi atau tempat, bangunan sekolah, lapangan
olahraga, uang dan sebagainya. Jadi prasarana pendidikan adalah semua perangkat
kelengkapan dasar yang secara tidak langsung menunjang pelaksanaan pelaksanaan
proses pendidikan di sekolah.[2][2]
Sedangkan menurut Soebagio, M. S.,
manajemen sarana dan prasarana merupakan proses kegiatan perencanaan,
pengorganisassian, pengadaan, pemeliharaan, penghapusan dan pengendalian
logistik atau perlengkapan.[3][3]
Dengan demikian dapat di tarik suatu
kesimpulan bahwa administrasi sarana dan prasarana pendidikan adalah semua
komponen yang sacara langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses
pendidikan untuk mencapai tujuan dalam pendidikan itu sendiri.
Sedangkan standar sarana dan
prasarana dalam setiap satuan pendidikan telah tercantum dalam PP No. 19 Tahun
2005 tentang Standar Nasional Pendidikan, Pasal 42 :
(1) Setiap satuan pendidikan
wajib memilik sarana yang meliputi perabot, peralatan pendidikan, media
pendidikan sumber belajar lainnya, bahan habis pakai serta perlengkapan lain
yang diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan
berkelanjutan.
(2) Setiap satuan pendidikan wajib memiliki prasarana yang meliputi lahan,
ruang kelas, ruang pimpinan satuan pendidikan, ruang pendidik, ruang tata
usaha, ruang perpustakaan, ruang laboratorium, ruang bengkel kerja, ruang unit
produksi, ruang kantin, instalasi daya dan jasa, tempat berolah raga, tempat
beribadah, tempat bermain, tempat berkreasi, dan ruang/tempat lain yang
diperlukan untuk menunjang proses pembelajaran yang teratur dan berkelanjutan.
Menurut Peraturan Mendiknas Nomor 24
Tahun 2007 tentang Standar Sarana dan Prasarana SD/MI, SMP/MTs, dan SMA/MA
disebutkan bahwa :
I. Standar Sarana dan
Prasarana SD/MI
LAHAN
(1) Lahan
untuk SD/MI memenuhi ketentuan rasio minimum luas lahan terhadap
peserta didik.
(2) Luas
lahan yang dimaksud adalah luas lahan yang dapat digunakan secara efektif untuk
membangun prasarana sekolah berupa bangunan gedung dan tempat
bermain/berolahraga.
(3) Lahan
terhindar potensi bahaya yang mengancam kesehatan dan keselamatan jiwa, serta
memiliki akses untuk penyelamatan dalam keadaan darurat.
(4) Lahan
terhidar dari gangguan-gangguan pencemaran air, pencemaran udara, dan
kebisingan.
BANGUNAN GEDUNG
(1) Bangunan
gedung memenuhi ketentuan rasio minimum luas lantai terhadap peserta didik.
(2) Bangunan
gedung memenuhi ketentuan tata bangunan .
(3) Bangunan
gedung memenuhi persyaratan keselamatan, kesehatan, kenyamanan, dan keamanan.
(4) Bangunan
gedung menyediakan fasilitas dan aksesibilitas yang mudah, aman, dan nyaman
termasuk bagi penyandang cacat.
(5) Bangunan
gedung dilengkapi sistem keamanan.
(6) Bangunan
gedung dilengkapi instalasi listrik dengan daya minimum 900 watt.
(7) Kualitas
bangunan gedung minimum permanen kelas B, sesuai dengan PP No. 19 Tahun 2005
Pasal 45, dan mengacu pada Standar PU.
(8) Bangunan
gedung baru dapat bertahan meimum 20 tahun.
Menurut keputusan menteri P dan K No
079/ 1975, sarana pendidikan terdiri dari 3 kelompok besar yaitu :[4][4]
· Bangunan
dan perabot sekolah.
· Alat
pelajaran yang terdiri dari pembukuan, alat-alat peraga dan laboratorium.
· Media
pendidikan yang dapat di kelompokkan menjadi audiovisual yang menggunakan alat
penampil dan media yang tidak menggunaakan alat penampil.
Selain memberi makna penting bagi
terciptanya dan terpeliharanya kondisi sekolah yang optimal administrasi sarana
dan prasarana sekolah berfungsi sebagai:
· Memelihara
agar tugas-tugas murid yang di berikan oleh guru dapat terlaksana dengan lancar
dan optimal
· Memberi
dan melengkapi fasilitas untuk segala kebutuhan yang di perlukan dalam proses
belajar mengajar
Adapun yang menjadi tujuan dari
administrasi saran dan prasarana adalah tidak lain agar semua kegiatan tersebut
mendukung tercapainya tujuan pendidikan. Perinciannya sebagai berikut:
· Mewujudkan
situasi dan kondisi sekolah yang baik sebagai lingkungan belajar maupun sebagai
kelompok belajar ,yang memungkinkan peserta didik untuk mengembangkan kemampuan
semaksimal mungkin
· Menghilangkan
berbagai hambatan yang dapat menghalangi terwujudnya interaksi dalam
pembelajaran
· Menyediakan
dan mengatur fasilitas serta perabot belajar yang mendukung dan memungkinkan
siswa belajar sesuai dengan lingkungan sosial, emosional, dan intelektual siswa
dalam proses pembelajaran
· Membina
dan membimbing siswa sesuai dengan latar belakang sosial, ekonomi, budaya serta
sifat- sifat individunya.
B. Komponen-Komponen
Administrasi Sarana dan Prasarana Pendidikan
1. Lahan
Lahan yang di perlukan untuk mendirikan sekolah harus
disertai dengan tanda bukti kepemilikan yang sah dan lengkap (sertifikat),
adapun jenis lahan tersebut harus memenuhi beberapa kriteria antara lain :
- Lahan
terbangun adalah lahan yang diatasnya berisi bangunan.
- Lahan
terbuka adalah lahan yang belum ada bangunan diatasnya.
- Lahan
kegiatan praktek adalah lahan yang di gunakan untuk pelaksanaan kegiatan
praktek.
- Lahan
pengembangan adalah lahan yang di butuhkan untuk pengembangan bangunan dan
kegiatan praktek.
Lokasi sekolah harus berada di wilayah pemukiman yang
sesuai dengan cakupan wilayah sehingga mudah di jangkau dan aman dari gangguan
bencana alam dan lingkungan yang kurang baik.
2. Ruang
Secara umum jenis ruang di tinjau
dari fungsinya dapat di kelompokkan dalam :
a. Ruang
pendidikan
Ruang pendidikan berfungsi untuk menampung proses kegiatan
belajar mengajar teori dan praktek antara lain : ruang perpustakaaan, ruang
laboratorium, ruang kesenian, ruang olah raga, dan ruang keterampilan.
b. Ruang
administrasi
Ruang administrasi berfungsi untuk melaksanakan
berbagai kegiatan kantor. Ruang administrasi terdiri dari : ruang kepala
sekolah, ruang tata usaha, ruang guru, dan gudang.
c. Ruang
penunjang
Ruang penunjang berfungsi untuk menunjang kegiatan
yang mendukung proses kegiatan belajar mengajar antara lain : ruang ibadah,
ruang serbaguna, ruang koperasi sekolah, ruang UKS, ruang OSIS, ruang WC /
kamar mandi, dan ruang BP.
3. Perabot
Secara umum perabot sekolah mendukung 3 fungsi yaitu :
fungsi pendidikan, fungsi administrasi, dan fungsi penunjang. Jenis perabot
sekolah di kelompokkan menjadi 3 macam :
a. Perabot
pendidikan adalah semua jenis mebel yang di gunakan untuk proses kegiatan
belajar mengajar.
b. Perabot
administrasi adalah perabot yang di gunakan untuk mendukung kegiatan kantor.
c. Perabot
penunjang perabot yang di gunakan atau di butuhkan dalam ruang penunjang.
Seperti perabot perpustakaan, perabot UKS, perabot OSIS.
4. Alat
dan Media Pendidikan
Setiap mata pelajaran sekurang – kurangnya memiliki
satu jenis alat peraga praktek yang sesuai dengan keperluan pendidikan dan
pembelajaran, sehingga dengan demikian proses pembelajaran tersebut akan
berjalan dengan optimal.
5. Buku
atau Bahan Ajar
Bahan ajar adalah sekumpulan bahan pelajaran yang di
gunakan dalam kegiatan proses belajar mengajar.
C. Proses
Administrasi Sarana dan Prasarana di Sekolah
Jenis peralatan dan perlengkapan
yang di sediakan di sekolah dan cara-cara pengadministrasiannya mempunyai
pengaruh besar terhadap proses belajar mengajar. Persediaan yang kurang dan
tidak memadai akan menghambat proses belajar mengajar, demikian pula
administrasinya yang jelek akan mengurangi kegunaan alat-alat dan perlengkapan
tersebut, sekalipun peralatan dan perlengkapan pengajaran itu keadaannya
istimewa. Namun yang lebih penting dari itu semua adalah penyediaan sarana di
sekolah di sesuaikan dengan kebutuhan anak didik serta kegunaan hasilnya di
masa mendatang.
Pada garis besarnya, manajemen
sarana dan prasarana meliputi 5 hal, yaitu :
a. Penentuan
Kebutuhan
Sebelum mengadakan alat-alat tertentu atau fasilitas
yang lain lebih dahulu harus melalui prosedur penelitian yaitu melihat kembali
kekayaan yang telah ada. Dengan demikian baru bisa ditentukan sarana apa yang
diperlukan berdasarkan kepentingan pendidikan di sekolah itu
b. Proses
Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan untuk menghadirkan prasarana
dan sarana pendidikan dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas-tugas sekolah.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan dapat
dilaksanakan dengan cara : pembelian, buatan sendiri, penerimaan hibah atau
bantuan, penyewaan, peminjaman, dan pendaurulangan.
Pengadaan prasarana dan sarana pendidikan di suatu
lembaga pendidikan atau sekolah dapat dilakukan dengan dana rutin, dana dari
masyarakat atau dana bantuan dari pemerintah daerah atau anggota masyarakat
lainnya.
c. Pemakaian
Dari segi pemakaian (penggunaan) terutama sarana alat
perlengkapan dapat dibedakan atas :
· Barang
habis dipakai.
· Barang
tidak habis dipakai.
Penggunaan barang habis dipakai harus secara maksimal
dan dipertanggung jawabkan pada tiap triwulan sekali. Sedangkan penggunaan
barang tetap dipertanggung jawabkan satu tahun sekali, maka perlu pemeliharaan
dan barang-barang itu disebut barang inventaris.
d. Pemeliharaan
Pemeliharaan dilakukan secara continue terhadap semua
barang-barang inventaris yang kadang-kadang dianggap sebagai suatu hal yang
sepele, padahal pemeliharaan ini merupakan suatu tahap kerja yang tidak kalah
pentingnya dengan tahap-tahap yang lain dalam administrasi sarana dan prasarana.
Sarana dan prasarana yang sudah dibeli dengan harga mahal apabila tidak
dipelihara maka tidak dapat dipergunakan.
Pemeliharaan dimulai dari pemakai barang, yaitu dengan
berhati-hati dalam menggunakannya. Pemeliharaan yang bersifat khusus harus
dilakukan oleh petugas profesional yang mempunyai keahlian sesuai dengan jenis
barang yang dimaksud.
Adapun pelaksanaan pemeliharaan barang inventaris
meliputi:
- Perawatan.
- Pencegahan
kerusakan.
- Penggantian
ringan.
e. Pengurusan
dan Pencatatan
Untuk keperluan pengurusan dan pencatatan ini
disediakan instrumen administrasi berupa antara lain :
- Buku
Inventaris
Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan
penyelenggaraan, pengaturan, dan pencatatan barang-barang yang menjadi milik
sekolah yang bersangkutan dalam semua daftar inventaris barang.
Daftar barang inventaris merupakan suatu dokumen
berisi jenis dan jumlah barang baik bergerak maupun tidak bergerak yang menjadi
milik dan dikuasai negara, serta berada di bawah tanggung jawab sekolah. Daftar
barang itu terdiri dari:
· kartu
inventaris ruangan
· kartu
inventaris barang
· buku
inventaris
- Buku
Pembelian.
- Buku
Penghapusan.
Penghapusan ialah kegiatan meniadakan barang-barang
milik negara atau daerah dari daftar inventaris karena barang itu dianggap
sudah tidak mempunyai nilai guna atau sudah tidak berfungsi sebagaimana yang
diharapkan, atau biaya pemeliharaannya sudah terlalu mahal.
- Kartu
barang.
- Pertanggungjawaban
Penggunaan barang-barang inventaris sekolah harus
dipertanggung jawabkan dengan jalan membuat laporan penggunaan barang-barang
tersebut yang ditujukan kepada instansi atasan (Kanwil) Departemen Pendidikan
dan Kebudayaan.[9][9]
Di kantor
Menurut Kamus Besar Bahasa
Indonesia (KBBI), sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai
alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala
sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha,
pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih
ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin,
sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak
seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan
maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan
prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap
organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan
yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan
dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan
dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana
dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak
berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor.
1.1.1 Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana kantor
a) Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan
selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor
dibedakan menjadi 2 ,yaitu :
i) Paralatan/perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya ;
Dilihat dari bentuknya, peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi
tiga, antara lain :
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk lembaran
Perlatan/perlengkapan kantor yang berbentuk lembaran/helaian, yaitu kertas
HVS, kertas folio bergaris, kertas karbon, kertas stensil, formulir, kertas
berkop, plastik transparan, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk nonlembaran (bukan berupa
kertas lembaran), yaitu pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan,
gunting, pemotong kertas (cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang
kertas dll.
v Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku
Peralatan/perlengkapan kantor yang berbentuk buku, antara lain :
Ø Buku catatan (block note), yaitu buku untuk menulis catatan harian
sekretaris.
Ø Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang
berkaitan dengan organisasi, mulai sejarah, struktur, produk dan jasa, hingga
prosedur kerja.
Ø Buku tamu, yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke
perusahaan.
Ø Buku agenda surat, yaitu buku yang mencatat keluar masuknya surat
sehari-hari.
ii) Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari
penggunaannya ;
Dilihat dari pengguanaannya, peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan
menjadi dua, antara lain :
v Barang habis pakai
Barang habis pakai adalah barang/benda kantor yang pengguanaannya hanya
satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh : kertas, tinta, karbon,
klip, pensil dan pulpen.
v Barang tidak habis pakai
Barang yang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya
tahan lama. Contoh : stapler, perforator, cutter, dan gunting.
b) Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin-mesin kantor (office machine) adalah alat yang digunakan untuk
menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor
yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop,
LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.
c) Mesin komunikasi kantor
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
Contoh : telepon, interkom, faksimile dan telepon wireless.
d) Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi
untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh : meja, kursi, sofa
(meja dan kursi untuk tamu), rak buku, lemari, papan tulis dll.
e) Interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah
suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semangat dan kenyamanan dalam
menyeleseikan pekerjaan. Contoh : gambar presiden dan wakil presiden, gambar
lambang negara, bendera, struktur organisasi, lukisan, patung, vas bunga,
tanaman hidup maupun buatan, jam dinding dll.
f) Tata ruang kantor (office lay out)
Tata ruang kantor adalah pengaturan ruangan kantor serta penyusunan
alat-alat dan perabotan kantor sesuai dengan luas lantai dan ruangan kantor
yang tersedia sehingga memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada karyawan dan
pekerja.
(Mulyani, Sri dkk. 2008: Hal 43-54)
1.1.2 Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor
Dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang
baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan,
pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kantor
adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kantor baik yang
bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik
dan efisien. Dalam pengelolaan sarana dan prasarana kantor dilakukan dengan
beberapa kegiatan, yaitu :
a) Pengadaan
Pengadaan adalah semua kegiatan menyediakan sarana dan prasarana
(perbekalan) untuk menunjang pelaksannaan tugas. Pengadaan disesuaikan dengan
kebutuhan masing-masing organisasi tersebut dengan menggunakan prosedur yang
berlaku di organisasi tersebut. Perencanaan perlu dilakukan sebelum melakukan
pengadaan yang bertujuan untuk mngetahui dengan tepat manfaat dan juga biaya
yang akan dikeluarkan.
b) Penyimpanan
Penyimpanan adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas
gudang untuk manampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari
pembelian, instansi lain atau yang diperoleh dari bantuan. Tujuan penyimpanan
barang/bahan kantor antara lain :
i) Agar barang tidak cepat rusak.
ii) Agar tidak terjadi kehilangan barang.
iii) Agar tersususn rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang
tersebut dicari.
iv) Memudahkan dalam pengawasan.
v) Memudahkan dalam analisis barang.
c) Pemeliharaan
Pemelihraan adalah kegiatan terus-menerus untuk mengusahakan agar
barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai. Tujuan
pemeliharaan sarana dan prasarana kantor, antara lain :
a) Agar barang tidak mudah rusak karena hama atau
suhu/cuaca.
b) Agar barang tidak mudah hilang.
c) Agar barang tidak kadaluarsa.
d) Agar barang tidak mudah susut.
e) Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih.
d) Inventarisasi
Inventarisasi adalah semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang
diperlukan mengenai sarana dan prasarana yang dimiliki. Inventarisasi yang
dilakukan di setiap organisasi bisa saja berbeda, namun pada dasarnya semua
dilakukan dengan tujuan yang sama, tujuannya yaitu :
i. Agar peralatan tidak mudah hilang.
ii. Adanya
bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggung
jawabkan.
iii. Memudahkan dalam pegecekan barang.
iv. Memudahkan dalam pengawasan.
v. Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang.
Kesimpulan :
Administrasi
sarana dan prasarana sangat diperlukan karena apabila tidak ada administrasi
sarana dan prasarana maka tidak akan dapat sarana dan prasarana setelah itu
efektifitas dan kinerja tidak berjalan dengan baik
makasih :)
BalasHapusmakasih :)
BalasHapusSangat membantu. Terimakasih
BalasHapuskasih footnote-nya dong min
BalasHapusiya semua
HapusKurang lengkap
BalasHapusMakasi
BalasHapusKak saya mau tanya saya mau bahas tentang perhitungan habis pakai tapi saya bingung mau mulai dari mana atau langkah nya
BalasHapussangat membantu
BalasHapusterima kasih
BalasHapusItu untuk semester 1 apa 2?plis respond
BalasHapusBagus
BalasHapusterimakasih karya tulisnya, saya kutip untuk tambahan materi laporan saya ya kak
BalasHapus